World Café

En une phrase

Structure de parole interactive permettant de générer des idées par un groupe; sa spécificité est la « pollinisation » ou « montée en intelligence collective » des idées. 2

À quoi ça sert ?

  • Explorer une thématique 2Générer une réflexion collective sur un sujet 2Monter en « intelligence collective » sur un sujet : les groupes en s’interconnectant vont favoriser la pollinisation des idées 2

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Informations pratiques

  • Nombre de participants : à partir de 12 personnesDurée préparation : très variableDurée évènement : de 1 heure 30 à une journéeCoût : très variable. Si vous avez déjà tout à disposition faible. 2

Présentation

Importé des États-Unis, le world café est une méthodologie de discussion entre acteurs permettant, en intelligence collective, de faire émerger d’un groupe des propositions concrètes et partagées par tous.Afin qu’un dialogue constructif prenne place, cette méthode est basée sur la reproduction de l’ambiance autour d’une machine à café où les participants viennent et débattent sur des thématiques précises.Le principe est de créer un climat de confiance et de convivialité pour permettre les échanges entre participants. L’espace est organisé en tables autour desquelles les participants sont invités à discuter, débattre et faire émerger des propositions.Plusieurs sessions sont organisées afin de permettre aux participants :

  • de changer régulièrement de table,d’échanger les idées d’une table à une autre,de venir compléter les idées des uns avec celles des autres (principe de pollinisation visant à l’intelligence collective). 1

ProcédurePRÉPARATIONRôles

  • Facilitateur/animateur : personne chargée de présenter le format du World café et de superviser les débats. Il doit veiller à l’accueil des participants, au respect des règles de participation et surtout être capable de reconnaître la présence d’une réflexion importante.

À côté de ce rôle endossé par l’organisateur, le World café s’appuie par ailleurs sur les participants pour l’animation :

  • « Hôte de table » ou rapporteur : ce rôle est donné à un participant volontaire pour rester à la table tout au long des différents temps de discussion d’une même session. Son rôle est d’expliquer et de résumer aux nouveaux arrivants les points soulevés précédemment. Cela permettra aux participants suivants de rebondir, de créer des associations d’idées et de les développer.

L’hôte de table endosse également souvent le rôle de rapporteur en centralisant les propositions de chacun.

  • Voyageurs ou « ambassadeurs d’idées » : ce sont tous les autres participants, ils se déplacent de table en table pour apporter des idées clés, des questions, des sujets… Chaque participant est invité à participer et à faire partager ses questionnements, ses réflexions et ses idées.

Les échanges entre participants sont basés sur l’écoute, l’égalité (du temps de parole et des propositions), la créativité et le partage des idées.

Préparation de la salle

Un rôle important est donné à l’atmosphère de l’endroit choisi dans la mesure où elle doit favoriser les échanges et le confort des participants. Organisation en petites tables rondes (4-5 personnes par table) et préparation du matériel (disposition de feuilles de papier et stylos sur les tables, préparation de l’affichage au mur pour les propositions collectives).

Définition du sujet

Afin que la réflexion donne des résultats intéressants et des propositions concrètes, a définition en amont du sujet/de la problématique traité(e) est primordiale. Ce sujet bien délimité par les organisateurs, sera ensuite décliné en questions traitées lors des tours de table. Le World café peut être organisé autour d’une ou de plusieurs questions.La formulation de la question doit être simple et claire pour inviter les participants à réfléchir et à explorer des possibilités. La première session peut amener les participants à réfléchir sur leurs besoins par rapport à la problématique choisie, tandis que la seconde session leur permettra de construire des propositions concrètes en réponse aux besoins qu’ils ont énoncés précédemment. 1

Invitations

Les personnes invitées sont prédéterminées et les plus diversifiées possible. Elles doivent cependant avoir un intérêt commun pour le sujet débattu. Le world café est adapté pour des échanges entre 20 et 100 personnes.

DÉROULEMENT

1. Présentation du déroulement et des règles du World café par l’animateur Le world café débute par l’accueil des participants par les organisateurs. Puis, la première phase consiste en une présentation du déroulement du world café, des consignes données aux participants.Ces dernières sont souples et ont vocation à instaurer un climat de confiance, et non pas de contraindre les participants (cf. encadré règlement du World café).2. Organisation des séances de discussions en groupesLes participants se réunissent en groupes de 4 ou 5 personnes (nombre maximum recommandé afin de créer une interaction entre les participants tout en leur assurant un temps de parole suffisant à chacun) autour de petites tables avec pour objectif de débattre du thème et de faire émerger des idées, des propositions. Les participants disposent de matériel afin d’écrire leurs propositions (papiers, stylos…). Chaque idée/proposition énoncée autour de la table doit être notée (ex. : faire l’objet d’un papier spécifique). Lors de la séance de discussion, ils sont invités à faire part de leurs perspectives individuelles.Le porteur du projet intervient dans la première session afin de bien préciser le sujet et si besoin de le reformuler. 4Au bout d’un temps précis défini (entre 15 et 30 minutes maximum), tous les participants sont invités à changer de table sauf l’hôte. Il s’agit de compléter les idées des uns avec des apports nouveaux. Au travers des différents avis, les idées vont « mûrir » et gagner en potentiel, chaque changement de table permet la « pollinisation » des idées et pousse la conversation plus loin pour aboutir à des idées souvent innovantes.En général, 3 séances de discussions de 15 à 30 minutes sont organisées pour permettre la « pollinisation ».Lors de la dernière séance de discussion, un temps supplémentaire est accordé à la synthèse des propositions. À chacune des tables, les participants synthétisent toutes les propositions issues des discussions et sélectionnent celles qui leur semblent les plus pertinentes ou les plus adaptées au thème.3. Dernière phase : session plénière Une phase plénière d’échanges autour de l’ensemble des propositions est organisée afin de permettre aux participants d’en prendre connaissance. Pour cela, à chaque table, un participant présente la synthèse des propositions issues des séances de discussion à sa table.Il est également possible d’aller plus loin en prévoyant une session de vote pour faire émerger un classement des propositions, comme cela a été le cas pour les journées de la restauration collective responsable (cf. expérience ci-dessous).Les propositions sont ensuite synthétisées par écrit par les organisateurs et seront envoyées à tous les participants. 1

EXPÉRIENCELes journées de la restauration collective responsableCADRE

CCCPour encourager la recherche de solutions communes pour une restauration collective responsable, la Fondation Nicolas Hulot et le Comité de coordination des collectivités (CCC-France) ont mis en place depuis 2011 des méthodes de concertation entre les divers acteurs de la filière : ce sont « les journées de la restauration collective responsable ».Ces journées se sont déroulées entre décembre 2011 et janvier 2012 dans trois régions de France (Pays de la Loire, Midi-Pyrénées et Picardie) avec la méthode du World café.L’objectif était simple : renouer des liens entre les acteurs de l’approvisionnement en les invitant à travailler ensemble à l’amélioration de leurs pratiques. La méthode du World café a été choisie car elle permet à des acteurs aux métiers et aux sensibilités différents d’identifier les blocages et les solutions pour développer l’approvisionnement responsable sur leur territoire. Ainsi élus, acheteurs, cuisiniers, producteurs, transformateurs, grossistes, associations, institutions ont été réunis pour identifier ensemble des pistes d’action. 1

EN PRATIQUE

Le but de ces journées est de répondre à la question suivante : comment parvenir à augmenter les produits de qualité, de proximité et de saison pour un approvisionnement plus responsable en restauration collective ?Une des particularités du secteur de la restauration collective est la multiplicité des acteurs qui composent la chaîne d’approvisionnement. Une attention a donc été portée au respect d’une représentativité équilibrée de chacun des métiers (producteurs, transformateurs/grossistes, cuisiniers/acheteurs, élus/décideurs, structures d’accompagnement/consommateurs) au sein de la journée (et autour de chaque table). Un système d’étiquettes fut mis en place comportant pour chaque participant son prénom et une pastille de couleur représentative de son métier (une couleur par catégorie socio-professionnelle identifiée). En plus de faciliter la répartition des participants autour des tables, ce système a pour mérite d’éviter tout clivage (agriculture bio ou conventionnelle) et ainsi s’écarter de tout a priori qui pourrait empêcher des discussions constructives.Chaque World café a été organisé durant une journée découpée en 3 sessions de discussion, chaque session correspondant à une question précise (de la plus générale à la plus spécifique). Les participants ont ainsi été amenés à identifier les besoins inhérents à la mise en place d’une chaîne d’approvisionnement plus responsable, ainsi que des solutions concrètes permettant d’y parvenir.Exemples de questions :

  • World café n°1 : comment la restauration collective peut-elle contribuer à améliorer le bien-être et la qualité de vie de nos concitoyens ?World café n°2 : quels besoins identifiez-vous pour mettre en place une chaîne d’approvisionnement plus responsable ?World café n°3 : quelles solutions puis-je apporter, dans mon métier, pour répondre aux besoins recensés précédemment ?

Les suites données aux journées de la restauration collective responsable Une synthèse des résultats de chaque journée a été réalisée par l’organisateur. C’est un document exhaustif reprenant l’ensemble des propositions énoncées. Sur cette base, un bilan national des journées de la restauration collective responsable a été conçu et envoyé à tous les participants.Des chantiers prioritaires ont été identifiés pour s’orienter vers une restauration collective responsable dans ces trois territoires, ils ont été présentés lors de journées de restitution.Afin de poursuivre les dynamiques et les échanges entre acteurs créés par le world café, les organisateurs poursuivent le travail par exemple en créant :

  • un portail Internet collaboratif d’échanges d’informations et de pratiques de la restauration collective responsable,des outils adaptés aux acteurs de la restauration collective responsable permettant de mesurer les impacts de la restauration collective sur l’environnement et de valoriser les démarches de progrès des restaurants. (1)

Le réglement du café

— Concentrez-vous sur l’essentiel. — Faites part de vos réflexions. — Exprimez ce que vous avez dans la tête et dans le coeur. — Écoutez pour comprendre. — Reliez et connectez les idées. — Écoutez à la fois les points de vue et les questions plus profondes. — Jouez, crayonnez, dessinez. — Écrire sur les feuilles de la « nappe » est encouragé. — Amusez-vous !1

Avantages et limitesAvantages

  • Méthode flexible et adaptable.Permet de faire tomber les clivages (hiérarchie, différences de sensibilités…).Créativité et stimulation à l’action.Offre la possibilité de faire participer un grand nombre de personnes.Processus simple : les discussions d’une dizaine/vingtaine de minutes permettent de rester actif.La session finale s’axe sur la recherche de solutions concrètes en fonction des besoins discernés ce qui résulte un réel avancement pour la thématique (par exemple dans le cas des journées de la restauration collective responsable, une cartographie et l’idée de créer un label pour favoriser les démarches innovantes ont émergé). 1

Limites

  • L’absence de formation et de séance introductive d’information en amont du World café crée un risque de retrait des personnes les moins informées sur le sujet ou du potentiel ennui des personnes les plus « pointues » sur le sujet. Le rôle de l’animateur et le rappel du règlement du café ont un rôle primordial.Davantage adapté aux problématiques globales ou à l’établissement d’un état des lieux, le World café n’est pas le format le mieux adapté à l’élaboration d’un plan d’action par exemple. 1

Sources

Lectures

Le Forum ouvert est une structure de parole permettant à un nombre non limité de participants d’explorer leurs propres sujets autour d’un thème central, favorisant ainsi une émulation.

À quoi ça sert ?

  • Reproduire les échanges informel d’une pause café
  • Permet la génération d’idées
  • Favoriser une véritable émulation

Informations pratiques

  • Nombre de participants 10 personnes et +
  • Durée préparation très variable
  • Durée évènement quelques heures à 1 semaine
  • Coût très variable

Présentation

https://youtube.com/watch?v=JaQvXptD9Ww%3Ffeature%3Doembed

Le Forum ouvert ou open space a été imaginé aux États-Unis dans les années 80 par Harrison Owen, consultant théoricien et praticien de la culture des organisations visant une transformation.

Le Forum ouvert, tout comme le World café (cf http://www.multibao.org/worldcafe), est né du constat qu’au cours d’une réunion les échanges les plus intéressants entre les participants ont lieu lors de la pause café. Ainsi, cette méthodologie a pour objectif de reproduire les échanges informels de la pause café.

Le Forum ouvert est conçu comme un processus permettant à des groupes de se réunir afin de créer une dynamique de réflexion profonde sur des questions simples ou complexes. Le Forum ouvert permet de faire travailler ensemble un grand nombre de personnes, d’une dizaine à plusieurs centaines, autour d’un thème commun tout en laissant une grande liberté aux participants. Cette méthodologie est basée sur l’auto-organisation, la créativité et la liberté d’expression, l’objectif est de créer un climat favorisant l’initiative et l’apprentissage. En apparence, le Forum ouvert est une méthodologie qui paraît désorganisée et spontanée dont les résultats sont imprévisibles, pourtant les règles sont nombreuses et l’encadrement est primordial.

Cette méthode a été largement développée dans le reste du monde : 125 pays ont recours aux Forums ouverts.

Procédure

Préparation

Rôles

Mise en place d’un comité d’organisation Il définit la thématique du Forum ouvert et organise la journée avec le facilitateur. Seule la thématique est déterminée, l’ordre du jour et le contenu des ateliers seront définis par les participants eux-mêmes.

Néanmoins, dans la phase de préparation une grande place doit être accordée à la logistique : la méthodologie de Forum ouvert s’organise autour de plusieurs espaces distincts (en plénière, en groupes pour les discussions, mais des espaces avec ordinateurs pour la saisie des comptes-rendus doivent également être préparés).

Cinq types d’espaces sont nécessaires à l’organisation du Forum ouvert :

  1. le grand cercle pour les séances plénières où se retrouvent tous les participants,
  2. les petits cercles pour les séances en ateliers,
  3. la place du marché,
  4. le grand journal,
  5. la salle des nouvelles.

Un animateur (ou facilitateur) Il est présent lors du Forum pour énoncer les principes de la procédure.

Par exemple, « les personnes qui sont là sont les bonnes » : ce sont celles qui se sont mobilisées de façon volontaire qui feront avancer les choses, se montrant aptes et prêtes à discuter ouvertement.

Les animateurs se doivent de rester assez effacés tout au long du Forum : sans aucunement avoir un rôle directif, ils doivent être disponibles pour aider et rassurer les participants. Selon Harrison Owen, « le meilleur facilitateur est celui qui sait se faire oublier ».

Très peu de rôles sont nécessaires pour cet outil car il est basé sur l’auto-organisation qui nécessite trois ingrédients pour sa réussite :

  • un thème défini,
  • un groupe de participants motivés par la thématique,
  • un espace défini et un temps.

Les participants ont pour seule information en arrivant au Forum ouvert ces trois éléments.

Déroulement

1. Phase d’émergence : séance plénière et place du marché

  • Tous les participants se regroupent en session plénière (réunis en grand cercle). Au cours de cette première session, ce sont les participants qui vont définir eux-mêmes l’ordre du jour autour du thème défini par les organisateurs, en effet il n’y a pas d’ordre du jour pré-établi.
  • Les participants énoncent et affichent au mur, la place des marchés, les questions qu’ils souhaitent traiter au cours du Forum ouvert ou qui leur semblent importantes. Chaque question soulevée par les participants est soumise à discussion.
  • Une vingtaine de questions ou de propositions de sujets sont récoltées durant cette séance et réparties en ateliers.
  • Chaque participant qui souhaite inscrire un sujet sur la place des marchés se rend au milieu du cercle où sont disposés papier et stylos, il formule sa proposition de sujet en quelques mots et l’explique ensuite à tout le groupe pour enfin aller l’afficher au mur.

2. Choix de sujets Les participants se rendent à la place du marché pour choisir librement les ateliers auxquels ils souhaitent participer : répartition en groupes de travail, définition des timings…

3. Sessions en ateliers de travail Plusieurs sessions d’ateliers de travail se déroulent autour des sujets qui ont été définis en amont par les participants. Des groupes de 5 à 15 personnes se forment. Lorsque ils se retrouvent en petits groupes, les participants ont la possibilité de désigner parmi eux un animateur et un secrétaire.

Le plus souvent, l’animateur est la personne qui a inscrit le sujet traité à l’ordre du jour mais toutes les possibilités sont ouvertes. Il a pour rôle l’animation des échanges.

Le secrétaire quant à lui a pour rôle la prise de notes des échanges et il sera en charge de les retranscrire sous forme de compte-rendu dans la salle des nouvelles.

Les participants débattent sur le thème qui les intéresse puis, une fois les échanges épuisés, de nouveaux groupes sont formés à leur initiative.

La clé du Forum ouvert repose sur quatre principes et une loi :

  • La loi de la mobilité ou « loi des deux pieds » : si, pendant la réunion, des personnes estiment qu’elles n’apprennent rien ou n’apportent rien aux échanges, elles sont libres de faire usage de leurs pieds pour se rendre dans un endroit plus productif ou plus intéressant à leurs yeux.
  • « Les personnes présentes sont les bonnes personnes ». Aucun participant ne doit se sentir inutile, chacun a des choses à apporter au débat.
  • « Ça commence quand ça commence ». Aucun horaire strict n’est défini par les organisateurs au cours du Forum ouvert, ce sont les participants eux-mêmes qui décident de commencer les débats lorsque ils le souhaitent et on considère que quel que soit le moment, c’est le bon moment.
  • « Quand c’est fini, c’est fini ». À l’inverse, les organisateurs s’engagent à respecter l’horaire de fin prévu.
  • « Ce qui arrive est ce qui devait arriver ». Les organisateurs n’interviennent au cours d’aucun débat et laissent librement les participants aller vers les directions qu’ils souhaitent donner au Forum ouvert.

4. Salle des nouvelles et restitution des comptes-rendus en session plénière La salle des nouvelles est un espace où sont installés des ordinateurs afin de permettre aux groupes de travail de retranscrire eux-mêmes sous forme de comptes-rendus leurs propositions (synthèse des points principaux) qui seront ensuite imprimées et affichées pour que tous les participants puissent en prendre connaissance.

5. Organisation de nouveaux ateliers Au cours de la même journée et au cours d’une seconde journée, de nouveaux ateliers sont organisés avec les mêmes étapes que ci-dessus.

6. Session plénière de clôture Session plénière de fin de Forum ouvert : cercle de clôture où tous les participants sont invités à s’exprimer sur leur ressenti de la journée et sur les propositions qui ont émergées.

Expérience

Forum ouvert de Terre et Cité

Cadre

L’Association Terre et Cité a pour objectif de tisser des liens entre l’agriculture du Plateau de Saclay (au sud-est des Yvelines) et les habitants des villes alentour. Dans le cadre d’une opération d’intérêt national décrétée pour le Plateau de Saclay, un décret protège de l’urbanisation une zone naturelle agricole d’environ 2300 hectares. Terre et Cité a été chargée de définir un plan d’action pour cette zone de protection. En septembre 2012, l’association a donc lancé un cycle de concertation territoriale sur la question du rôle des espaces naturels et agricoles du Plateau de Saclay. Dans un premier temps, 70 acteurs clés du territoire ont été interrogés en entretien individuel. Puis Terre et Cité a souhaité recueillir plus largement les avis, les idées et les projets des habitants pour construire son plan d’action pour cette zone naturelle et agricole. Les participants ont été interrogés sur deux thèmes précis : l’alimentation et la découverte du territoire.

Le Forum ouvert a été choisi comme l’outil le plus adapté pour leur permettre de trouver ensemble des projets innovants sur ces deux thématiques.

En pratique

L’information a été relayée dans toutes les communes du territoire, notamment par les journaux municipaux. Elle a également été diffusée par de nombreux autres réseaux et associations.

Ces deux Forums ouverts ont rassemblé environ 200 personnes. Les participants étaient d’origines variées : élus, associatifs, agriculteurs, étudiants, habitants du territoire. C’est l’un des ingrédients qui a permis la réussite de ces deux journées.

Les participants de chacun des deux Forums ouverts avaient, à chaque fois, une journée pour trouver des solutions concrètes aux questions :

  • « Comment développer une alimentation de qualité, plus locale ? »
  • « Comment construire ensemble un territoire vivant et convivial ? Circulations douces, patrimoine, agriculture, biodiversité ».

Les participants s’installèrent dans un grand cercle le temps de définir une vingtaine de sujets. Les personnes qui le souhaitaient étaient invitées à se rendre au centre du cercle pour proposer des pistes de réflexion pour répondre à la question qui leur était posée. Les participants ne manquaient pas de créativité et rapidement, la place du marché (mur sur lequel étaient affichées les propositions) fut remplie. Pour le premier Forum, on pouvait y voir : « installation de nouveaux agriculteurs », « méthanisation », « sensibilisation des élus » ou encore « offre en circuits courts : comment changer d’échelle ? ». Pour le second Forum ouvert, des participants avaient proposé notamment : « chantiers nature bénévoles », « créer une maison du territoire », « organiser un événement sportif d’envergure pour accroître la notoriété du Plateau de Saclay ».

Une fois toutes ces propositions affichées sur la place du marché, le planning de la journée était prêt. Les sujets étaient répartis en deux sessions de 10 ateliers. Les participants n’avaient alors plus qu’à choisir les sujets qui les intéressaient le plus et à rejoindre les espaces de discussion associés.

Certains groupes étaient composés de 15 personnes alors que d’autres ne comptaient que 3 ou 4 participants.

Peu importait le nombre, ce fut l’inventivité et l’enthousiasme qui permirent à chaque groupe d’élaborer des propositions constructives. Au bout d’une heure de discussion, une cloche retentissait pour indiquer aux participants qu’il était temps de conclure et de se diriger vers la salle des nouvelles (salle des ordinateurs) pour saisir leur compte-rendu.

À l’issue des deux sessions de discussion, tous les participants se retrouvaient en grand cercle pour que chaque groupe puisse faire un bref compte-rendu de ses échanges.

Suite à cela, les participants votaient pour les 4 projets qui leur semblaient les plus pertinents. Les sujets sélectionnés ont fait l’objet d’ateliers de suivi organisés ultérieurement pour définir plus précisément les modalités pratiques de mise en oeuvre de la proposition. Les comptes-rendus des Forums ouverts et des ateliers de suivi ont été remis à tous les participants ainsi qu’aux financeurs (Communauté d’agglomération, Région IDF, Etablissement public Paris Saclay).

Ces deux Forums ouverts ont permis de sensibiliser les habitants à la question du rôle des espaces naturels et agricoles de leur territoire en les impliquant sur des réflexions pour mettre en place des projets concrets. Ils ont aussi été l’occasion de nombreuses rencontres riches entre acteurs qui n’avaient apparemment pas de raison de se retrouver autour d’une table. Et enfin, ces deux Forums ont fait émerger des projets soutenus par les premiers concernés, les habitants et acteurs du territoire.

Témoignage

Fanny Lièvre, Terre et Cité. Pendant ces deux journées, il était frappant de voir à quel point l’enthousiasme des participants était essentiel pour avancer concrètement sur une problématique. Nombreux sont ceux qui m’ont semblé surpris qu’on leur demande leur avis et qu’un processus soit prévu pour que leurs propositions soient prises en compte et que l’on puisse passer à l’action. Quand on dit aux participants : « Voici la question qui nous rassemble. Maintenant, on écoute vos propositions et il ne tient qu’à vous que ces idées se concrétisent. », ils se sentent acteurs et responsables de la réussite du processus. C’est de là que vient leur enthousiasme. J’ai pu observer avec joie, encore une fois, que le Forum ouvert, ça marche !

Avantages et limites

Avantages

  • Le Forum ouvert est bien adapté à la gestion d’un grand nombre de participants et permet de rendre compte de résultats de façon assez rapide.
  • Le concept de liberté est au centre de la méthodologie et dans ce cadre, liberté d’expression, liberté d’organisation, égalité, temps informel et franchise des échanges se traduisent souvent par un gain de créativité de la part des citoyens.
  • Liberté de choix des participants, autonomie.
  • Processus de rencontre et d’échange qui permet de faire émerger l’intelligence collective et la co-construction de propositions grâce à la mise en valeur de la créativité.
  • Favoriser une véritable émulation : les participants choississent eux-mêmes le sous-groupe, l’atelier où ils vont se rendre.

Limites

  • Une des limites majeures de ce type d’organisation réside aussi dans ses qualités : le manque d’organisation et de figure de « leader » afin de gérer le débat et en extraire des éléments clairs.
  • Risque de manque de neutralité des secrétaires. 1
  • Le suivi est indispensable. Le rôle de la structure animatrice est très important dans le suivi. 3

Compilation, traduction et présentation

  • Issu du Guide démocratie participative de la Fondation Nicolas Hulot, publication sous licence Creative Commons BY-NC-SA
  • Guillaume DEPREZ, Université de Bordeaux Segalen

Sources