Votre première réunion : déroulé

Avant la réunion

  • Choisir un lieu de réunion confortable et qui n’exclut personne (pour des raisons de transport, d’accessibilité, ou encore culturelles ou religieuses)
  • Prévoir de quoi boire et grignoter (thé, eau, biscuits…), ainsi que de quoi écrire (stylos, feuilles, flipchart, ordinateur pour la prise de notes), et de quoi vérifier le temps (montre ou téléphone), installer de quoi s’asseoir (de préférence en cercle et sans table au milieu).
  • Convenir d’un.e animateur.rice / facilitateur.rice (idéalement, ce rôle changera à chaque réunion)

Ouverture 

  • Commencer par un “tour de météo”: chaque participant.e peut parler librement et sans être interrompu.e pendant 2-3 minutes. L’idée ici est de faire connaissance. Cela peut se faire dans un format complètement libre, mais il est généralement plus facile, pour débuter, que le ou la facilitateur.rice de la réunion propose quelques pistes (prénom ou surnom, habitant.e ici depuis combien de temps, ressenti personnel en ce début de réunion, ressenti général dans sa vie en ce moment en 2-3 mots, …)

Il peut-être intéressant d’ajouter à ce “tour de météo” une question plus amicale ou plus originale, afin d’instaurer une atmosphère sympathique et décontractée (une activité / un lieu que vous appréciez particulièrement dans la région, si vous étiez un animal / une plante, …)

  • Nommer 3 gardien.ne.s pour cette réunion . L’idée est de nommer à chaque réunion suivante ces 3 gardien.ne.s, en plus du / de la facilitateur.rice et que les rôles tournent au fil des réunions pour que chacun.e s’implique dans la dynamique
    • gardien du temps : garde un œil sur les temps de parole, indique le moment de passer au point suivant, contrôle que la réunion puisse terminer à l’heure
    • gardien de la mémoire : prise de notes et registre des décisions prises, potentiellement photos de l’événement
    • gardien du cœur : attentif à la dynamique du groupe, signale une baisse d’énergie ou une tension et le besoin d’y remédier

Contenu

  • Pour commencer, il est important de s’accorder sur ce que l’on entend par le terme “Transition”, afin d’avoir une vision commune et partagée. Nous vous proposons ici que le ou la facilitateur.rice pose la question à la ronde et que chacun.e, dès qu’il.elle a une idée, l’écrive en grand sur une feuille de papier et vienne la déposer par terre au centre du cercle. Cette étape peut durer 3-4 minutes, après lesquelles le groupe discute collectivement des propositions et essaie d’élaborer une définition commune. Cette définition commune est inscrite sur un flipchart (ou une feuille collée au mur) et reste en évidence pour le reste de la réunion.
  • Selon ce qui a été dit ou non pendant le tour de météo, il peut être intéressant de discuter plus en détails des motivations et envies de chacun.e pour cette nouvelle initiative de Transition. Il est toujours plus facile et plus percutant de visualiser ce qui est dit. Nous vous proposons ici que chacun.e inscrive sur un post-it sa motivation, et sur un (ou plusieurs) post-it d’une autre couleur son (ses) envie(s). Chacun.e vient ensuite coller ceux-ci sur 2 flipcharts (ou 2 murs) : un pour la motivation et un pour les envies. Ces post-its constitueront un point de départ pour votre discussion.
  • A partir de ces post-its et de la discussion enclenchée, une liste des domaines d’action souhaités peut être établie collectivement. 
  • L’étape suivante consiste à découvrir les compétences et talents de chacun.e. Une fois de plus, des post-its peuvent être utilisés pour que les participant.e.s y inscrivent leurs points forts et leurs compétences particulières. Le ou la facilitateur.rice peut au préalable donner quelques exemples pour clarifier la question: organisation d’événements, comptabilité, jardinage, couture, gestion de conflit, connaissance de l’histoire locale, rédaction, outils d’intelligence collective, …
  • Il n’est pas nécessaire de se lancer directement dans la réalisation de projets concrets car le but de cette première réunion est avant tout de faire connaissance et de réfléchir à un fonctionnement de groupe. Il peut être intéressant de se fixer, à l’issue de cette première réunion, un défi pour le groupe qui puisse constituer un premier objectif commun.
  • Finalement, il est primordial de convenir collectivement d’un cadre de fonctionnement pour le groupe, en répondant aux questions suivantes :
    • quel investissement en temps chacun.e est-il.elle prêt.e à donner (cela peut se faire par un rapide tour de table)
    • quelle fréquence pour les réunions
    • quelles valeurs pour le groupe (rédaction commune d’une liste de valeurs, qui peut prendre la forme d’une charte: par exemple engagement, confidentialité, ponctualité, respect, support mutuel…). Cette “charte” doit être validée par tou.te.s les membres et peut être modifiée ou élargie dans le futur.
    • quelle gouvernance

Clôture

  • Convenir de la prochaine réunion (date, et potentiellement contenu)
  • Parler de ce qui a bien marché et de ce qui a moins bien marché (discussion libre, facilitée par le ou la facilitateur.rice)
  • Faire un tour de météo de sortie
  • Prendre les coordonnées de tou.te.s les participant.e.s 

Après la réunion

Communiquer à tou.te.s les participant.e.s le compte-rendu, ainsi que les coordonnées

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