Planifier et organiser un événement

Participants : Les membres du groupe organisateur de l’événement
Temps : Cela dépend du type d’événement à planifier
Matériel : Ce guide et un lieu de rencontre

 

En quoi ce guide peut-il nous aider ?

En organisant des événements là où vous habitez, vous sensibilisez vos voisins à la Transition et attirez de nouvelles personnes. Ces événements permettent également d’accroître le soutien que peuvent apporter les habitants de votre région à vos projets et, en fonction du type d’événement, vous pourriez mettre en lumière les différentes thématiques auxquelles s’intéresse la Transition. Ce guide peut vous aider à mieux organiser ces événements.


LE GUIDE


Comment organiser de bons événements

Vous trouverez ci-dessous de nombreuses suggestions afin de vous permettre de concevoir de bons événements.

Questions utiles afin de bien concevoir votre événement

  • Qui souhaitez-vous voir venir à votre événement ?
  • Comment allez-vous cibler les différentes catégories de personnes qui vivent dans votre région et, en particulier, celles qui sont marginalisées ?
  • Devez-vous prévoir des traductions ?
  • Où allez-vous promouvoir votre événement afin d’attirer le public le plus large possible ?

Quels résultats espérez-vous atteindre ?

  • Vous devez être au clair par rapport à vos attentes, que souhaitez-vous retirer de cet événement
  • Cet événement peut-il sensibiliser aux thématiques de la Transition ? Si oui, comment ?
  • Souhaitez-vous recruter de nouveaux membres ? Ou accroître le soutien au niveau local
  • L’événement peut-il remplir plusieurs objectifs, comme
    • Impliquer les habitants
    • Sensibiliser à la Transition
    • Augmenter la visibilité de votre groupe
    • Influencer les gens
    • Apporter un savoir, des connaissances
    • Donner l’occasion de renforcer le réseau avec d’autres groupes locaux
    • Inclure les groupes marginalisés

Trouver un bon endroit

  • Le lieu doit être assez grand pour que tout le monde puisse s’y sentir à l’aise, mais pas trop grand non plus. Vous pourriez vous sentir intimidés si vous n’êtes que 20 dans une salle immense.
  • Veillez à l’accessibilité du lieu. Est-ce qu’une personne en chaise roulante ou malentendante pourra participer du mieux possible à votre événement ?
  • Est-ce que le lieu en lui-même pourrait empêcher la participation de certaines personnes ? (Un café ou un lieu connoté religieusement pourraient avoir cet effet)
  • Assurez-vous d’indiquer clairement où le lieu se trouve sur votre publicité

Quel est le meilleur moment pour organiser votre événement

  • Mettez-vous à la place des personnes que vous souhaitez inviter et déterminez le moment qui leur conviendrait le mieux
  • Votre événement aura généralement lieu soit en journée, soit en soirée, soit le week-end
  • Si vous choisissez un moment qui risque d’être difficile pour certaines personnes, que pourriez-vous faire pour les aider à participer ? (Prévoir une garderie pour les enfants par exemple)

Calendrier et budget

Organisation :

  • Qu’est-ce que cela va coûter et pouvez-vous couvrir ces frais ?
  • Quand devez-vous réserver la salle ou les intervenants ?
  • De quel équipement avez-vous besoin (projecteur, micro, etc.) ?
  • Quand devez-vous commencer la promotion de l’événement ?

Questions juridiques et financières

  • Avez-vous besoin d’une assurance et si oui, qui en est responsable ?
  • Il y a peut-être des exigences à respecter si vous travaillez avec des enfants
  • Sachez qui porte la responsabilité financière et où vont les bénéfices

Questions pratiques et rôles

  • Faites une liste de ce qui doit être fait et assurez-vous que ces tâches soient bien réalisées
  • Il est souvent utile de nommer un coordinateur de l’événement

Quelques rôles et tâches à prendre en compte

  • Qui va assumer les tâches suivantes dans l’organisation de l’événement :
    • Qui va réserver la salle, sait où se trouvent les clés et quelles sont les personnes à contacter en cas d’urgence ?
    • prévoir l’équipement nécessaire, projecteur et écran, ordinateur, lecteur de DVD, baffles, etc.
    • S’il y a des intervenants extérieurs, comment arrivent-ils, où logent-ils, quel est leur temps de parole et qui va les présenter ?
    • Si vous projetez un film, qui a la copie, avez-vous le droit de le projeter, avez-vous payé les droits, vérifié le format et testé tout l’équipement ?
  • Qui est responsable de la publicité en ligne (médias sociaux/site internet…) et en rue (affiches/flyers) et veille à la distribution ?
  • Qui va introduire et clôturer l’événement ?
  • Qui va mettre et ranger les chaises ?
  • Est-ce que quelqu’un s’occupe des boissons, avez-vous besoin de bouilloire, de tasses, de thé et de café… ?
  • Qui va se charger de l’accueil des nouvelles personnes, répondre aux questions et noter les emails et coordonnées des participants ?

Promotion de l’événement

  • Pensez aux personnes que vous souhaitez inviter et à la façon de leur présenter au mieux l’événement
  • La publicité doit se trouver à un endroit visible
  • Est-ce que votre publicité est suffisamment accueillante et engageante ?
    • Est-ce qu’elle encourage les gens à s’impliquer et à proposer leurs propres idées ?
    • Pensez à l’image que vous donnez – est-elle sympa, intéressante et active ?
  • Inscrivez tous les détails importants : où, quand, de quoi s’agit-il, qui organise et quelles sont les possibilités de contact (avec numéro de téléphone)
  • Ne vous contentez pas d’envoyer les invitations par email, à moins que vous ne soyez certains que tout le monde ait accès à internet et vérifie ses mails régulièrement.
  • Beaucoup de groupes décident à la fin de la réunion du lieu et du moment de la prochaine, pensez à tenir les absents au courant.

Pour certaines catégories de personnes, surtout celles qui sont marginalisées, un flyer, une affiche ou un email ne suffiront pas à les faire venir. Tentez de parler de votre événement relativement à l’avance avec les personnes marginalisées pour vous laisser inspirer par ce qu’elles pensent des sujets abordés et voir avec elles comment vous pourriez rendre l’événement plus pertinent pour leur catégorie. Demandez leur aide pour en faire la promotion.

Outils de promotion

Assurez-vous que la publicité est bien faite en utilisant:

  • Un communiqué de presse via la presse locale (radio, journaux…)
  • Les sites internet et les réseaux sociaux (Facebook, twitter…)
  • Des flyers
  • Une mailing list
  • Les tableaux d’affichage ou mailing list d’autres organisations
  • En précisant la date, le lieu, le prix, les horaires, le type d’événement et les informations de contact de votre groupe

Type d’événement et déroulement

Souvenez-vous des activités réellement amusantes, inspirantes et passionnantes auxquelles vous avez participé. Et maintenant, pensez à celles où vous vous êtes ennuyé. Quelle était la différence entre les deux ? Voici quelques suggestions :

  • Au début de votre activité, proposez aux gens de se mettre par groupes de 2 ou 3, de préférence avec des personnes qu’ils ne connaissent pas encore, et d’échanger les prénoms et la raison de leur présence.
  • Après un discours/film, invitez les gens à en parler par groupes de 3 ou 4. Après cela, les questions que le public pourrait vous poser seront probablement plus profondes et réfléchies.
  • Il est tout à fait normal de ressentir de l’émotion après avoir entendu des informations assez dures, n’hésitez pas à créer un espace de partage de ces émotions, au lieu de nier leur existence.
  • Gérez de façon intelligente les questions/réponses ou la discussion qui suit afin que les participants puissent réagir également aux questions posées (après tout, les intervenants ne sont pas les seuls « experts ») et pour que les personnes qui seraient tentées de prendre la discussion en otage pour mettre en avant leurs propres priorités aient moins de facilité à le faire. Apprendre à interrompre une personne avec respect est un art !
  • Veillez à être bref et pertinent dans vos introductions et remerciements. Finissez sur une note positive.
  • Annoncez les prochains événements à la fin, mais restez le plus concis possible pour ne pas renverser l’énergie présente.

Le principe de la tête, du cœur et des mains

Dans la Transition, nous utilisons souvent l’expression de la « tête, le cœur et les mains ». Il peut être très utile de garder ce principe à l’esprit lorsque vous imaginez votre événement, surtout si vous avez l’intention de présenter des informations potentiellement difficiles à digérer (comme un film sur les changements climatiques). Essayez de trouver un équilibre entre les faits (la tête), un espace de digestion et de parole à propos des émotions que ces faits génèrent (le cœur), et la proposition d’agir concrètement (les mains). Il est essentiel de trouver un tel équilibre si vous voulez maintenir un certain élan d’engagement. C’est un des principes phares de la Transition

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Comme l’a exprimé Naomi Klein récemment : « Si vous voulez bouleverser la vision du monde de votre public, il vous faudra rester après pour ramasser les morceaux. »

Si vous voulez bouleverser la vision du monde de votre public, il vous faudra rester après pour ramasser les morceaux.

Soutien financier

Lors de l’événement, demandez un soutien financier pour votre groupe :

  • Vous pouvez le faire via des versements, des dons, etc.
  • Voyez si un membre de votre groupe est prêt à en parler directement aux gens, une conversation en direct est toujours beaucoup plus efficace qu’une annonce générale ou un email.

Comment attirer de nouvelles personnes

Veillez à prévoir un moyen d’impliquer de nouvelles personnes lors de l’événement

  • Si la date de votre prochaine réunion a été fixée, alors vous pouvez y inviter directement les personnes intéressées, idéalement vous pouvez communiquer la date, l’heure et le lieu
  • Notez les coordonnées des personnes intéressées pour que vous puissiez les recontacter pour les tenir au courant de vos prochaines réunions et leur envoyer des informations générales sur la Transition

Après l’événement

Retrouvez-vous pour discuter de la façon dont il s’est déroulé. Posez-vous notamment les questions suivantes :

  • La publicité était-elle efficace ?
  • Quels étaient les plus ?
  • Que pourrions-nous améliorer ?
  • Doit-on ajouter d’autres choses sur la check-list ?

Gardez une trace

Créez votre propre fiche « organisation d’événements » qui pourra être utile à tous les groupes projets.

Notez toutes les informations pratiques: contact du lieu, la façon d’acquérir l’équipement et tous vos trucs et astuces.


Puisque vous êtes ici…

…nous avons une faveur à vous demander. Il n’y a jamais eu autant de monde à s’impliquer dans le mouvement de la Transition en Belgique et à travers le monde, mais il est pourtant de plus en plus difficile de financer nos missions de base : favoriser l’émergence et le déploiement de la Transition à travers des formations, du support, des événements, des témoignages…

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